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「見てもらえる安心感」がある情報共有の形

 

はじめまして、Oneteamの延 亜華利(のぶ あかり)と申します。変わった苗字ですが、福岡生まれ福岡育ちで、今年から社会人になりました。

私の周りは社会人になりたてが多く、お互いの仕事についてよく話します。この前集まった時は会社の新年会について話していました。すると1人の子が、会社の新年会は辛い思い出しかないというのです。聞けば、彼女は新年会の幹事で部署内の出席確認や開催場所について「発信しても届かない」ために年末からかなりの時間と労力を新年会のために使ったそうです。

この悩み、組織にいれば誰でも一度は経験したことあるのではないでしょうか。「発信しているのに見てくれない」、「結局直接声をかけに言って催促しないといけない」——組織内に何かをお願いする立場の人は共感する人も多いと思います。

Oneteamではバックオフィスの北川さんが、社内の情報伝達や飲み会の企画を担ってくれていますが、社内で「Oneteam」を使い始めたことで、情報発信したら「みんなが見てくれる」と思えるようになったそうです。そんな北川さんに、Oneteamで実際に何が変わったのか教えてもらいました!

 

見てもらうための負担が多かった

延:「Oneteam」を使うまではどのように社内に情報共有していましたか。

北川:前の会社では社内のコミュニケーションツールはほぼメールで、経費の精算のお願いやイベントの出欠も全てメールでした。けど、実際メールなんて誰も見ないので、何回もリマインドのメールしたり、個別に連絡したり、後は書類に印鑑をもらう時なんかは直接会いに行ったりと結構大変でした…。

Oneteamも私が入ってすぐは「Oneteam」がなかったので、チャットツールと情報共有ツールの両方を使っていました。最初はツールによって使い方が異なるので、使い方を把握するのが大変で、業務を行う以前にツールに慣れる までに時間がかかりました。

延:チャットツールと情報共有を行うツールがあれば、メールより社内に連絡しやすくなりましたか。

北川:メールよりみんなが反応してくれやすい、という点で連絡は楽です。でも、 情報の共有と、それをみんなに知らせるツールが違うので、両方のツールを組み合わせて使わないといけません。後、チャットツールだと、会話が流れてしまうので、履歴を遡って特定の会話を探さないといけませんでした。

 

 

すぐ簡単に情報を共有できる

延:「Oneteam」を使い始めたことで、何が具体的に変わりましたか。

北川:ひとつのことをひとつの場所で完結できるようになりました。例えば、会社で「マイナンバーの番号通知」をお願いする機会があったのですが、「Oneteam」のおかげで共有事項の作成・情報共有から全員の番号を受け取るまでスムーズに進めることができました。

メールだと、写真と本文が分かれてしまうので、別途PDFで添付資料を作らないといけない割に、見てもらえない。チャットツールと情報共有のツールを使っていた時は、チャットツールの方に似た質問が何回も飛んでくる。あるいは、みんなが常に見るチャットツールにリンクをつけて投稿するけど、細かいメモは情報共有のツールにしていて…と情報の共有と通知の場が別々でした。これが「Oneteam」だと1つに集約されるのでとても楽になりました。

 

文字と写真で見やすく伝え、リマインドもすぐできる

延:実際にマイナンバーのトピック作成はどのように行いましたか。

北川:記載した内容はお願いしたい内容とその背景、番号をど教えてもらう方法、注意事項ですね。私はMarkdown 形式を使って「Oneteam」に投稿していますが、文字の大きさの変更や、写真の挿入も簡単で助かっています。会社宛に届いた資料を写真に撮って、そのままトピックに貼り付けました。共有する相手も、写真を見ながら選ぶだけなので楽です。

これくらいのトピックであれば、作ってからみんなにシェアするまで15分位で終ります 。もし質問があれば「Oneteam」でやり取りできるので、同じ質問は来なくなりました。

トピックは更新順に並んでいるので、トピックを更新し直せば、一番上に表示されリマインドになります。またトピックの最後にチェックボックスを作れば、誰が終わったか同じトピック内で確認できます。だんだんやってる人が埋まってくると、やってない人は焦りますよね。笑

 

 

「みんなが見てくれる」という安心感

延:「Oneteam」を使い始めたことで、仕事に他に変化はありましたか。

北川:一番いいなと思ったのは自分が発信した情報を「みんなが見てくれている」と感じられることですね。既読未読も一目でわかるので、トピックを見てくれているという安心感があるし、見てもらうための苦労もいらなくなりました。リモートで働いている人のために特別にアクションを起こす必要ないので、どこにいてもみんなに情報を確実に届けて、見てもらえるのは本当に「Oneteam」ならではだと思います。

延:なるほど。「みんなが見てくれる安心感」があるのは情報を共有する立場からすると、とても嬉しいメリットですね!北川さんありがとうございました。

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